Virtuální kancelář

= co byste měli vědět o našich virtuálních kancelářích

 

Virtuální kancelář je moderní a ekonomicky výhodný způsob fungování klasické kanceláře, bez nutnosti fyzické přítomnosti na uvedené adrese. Virtuální kancelář je skvělou alternativou pro všechny podnikatele, kteří chtějí ušetřit náklady spojené se zřízením a chodem své vlastní kanceláře, ale zároveň si přejí mít k dispozici kvalitní a fungující administrativní služby.

Jste-li pojišťovací agent, finanční poradce, obchodník přes internet, programátor, architekt, tlumočník, máte-li třeba stavební firmu, která staví každou chvíli na jiném místě….... zkrátka pracujete-li převážně doma nebo v terénu a proto si nechcete zařizovat vlastní kancelář, virtuální kancelář je pro Vás to pravé!

S virtuální kanceláří získáte prostory na něž lze i zaregistrovat sídlo své společnosti. Sídlo firmy zvyšuje její image a důvěryhodnost u potencionálních obchodních partnerů. Sídlo firmy mimo trvalé bydliště také přináší spoustu výhod pro podnikání.

Nejedná se ale samozřejmě jen o adresu a sídlo firmy. K pronájmu virtuálních kanceláří, nabízíme zároveň několik doplňkových služeb jako je například správa a evidence pošty a telefonních hovorů. Záleží pouze na vás, budete-li si přát doručenou poštu naskenovat a zaslat e-mailem nebo si ji budete osobně vyzvedávat, budete-li chtít příchozí telefonní hovory přesměrovat na vámi udané telefonní číslo. Pokud tedy pro své podnikání nepotřebujete vlastní sektářku či asistentku, ale pouze asistentské služby, je pro vás virtuální kancelář opět ideální řešení.

Nespornou výhodou je s ohledem na předmět naší činnosti i možnost využití služeb v oblasti účetnictví nebo daňového poradenství, případně i auditorské ověření účetní závěrky.

Všechny důležité administrativní služby pro Vaše podnikání se Vám tedy nabízí na jednom místě.

Ceník služeb

sídlo společnosti včetně doručovací adresy: 650 Kč

pouze doručovací adresa: 450 Kč

přeposílání nebo scan pošty: 250 Kč

e-mail informace o poště: v ceně sídla

pronájem kanceláře za hodinu: 250 Kč

pronájem zasedací místnosti za hodinu: 450 Kč

Ceny jsou uvedeny bez DPH / měsíc, mohou se lišit podle velikosti firmy nebo poskytovaných služeb a nezahrnují jednorázový registrační poplatek 2.000 Kč.

Pronájem prostor je účtován podle každé započaté hodiny skutečného využití.

Doručovací adresa slouží pouze pro doručování pošty, tj. bez zápisu adresy do obchodního či živnostenského rejstříku.

Nejčastější dotazy:

1. Co je virtuální kancelář?

Virtuální kancelář je alternativním řešením klasických kancelářských prostor. Virtuální kancelář je místem, které poskytuje veškeré výhody lokality hlavní kanceláře i bez vaší přítomnosti. Virtuální kancelář nabízí možnost nechat si na její adresu zaregistrovat sídlo své firmy. Prostřednictvím profesionálně proškoleného personálu vám zajistíme osobní styk s každou návštěvou, postaráme se o přesměrování každého příchozího telefonu, pečlivě evidujeme a následně klienty informujeme o každé poště, která mu na adresu jeho virtuální kanceláře dorazí. Virtuální kancelář umožňuje také schůzky s Vašimi klienty.

2. Pro koho je virtuální kancelář určena?

Virtuální kancelář nejčastěji využívají:

• začínající podnikatelské subjekty,

• společnosti expandující do nových regionů,

• subjekty, které nepotřebují ke svému podnikání samostatnou kancelář,

• podnikatelé, kteří nechtějí mít sídlo své firmy registrované na adrese svého trvalého bydliště,

• subjekty, jejichž manažeři jsou převážně na cestách a administrativní servis potřebují jen příležitostně,

• podnikatelé, kteří potřebují zajistit administrativní služby na profesionální úrovni.

3. Co všechno Vám virtuální kancelář přinese?

Virtuální kancelář přináší svým majitelům především reprezentativní zázemí. Kromě dobré obchodní adresy, která zvyšuje image a prestiž, nabízí virtuální kancelář zabezpečení veškeré administrativní podpory na špičkové úrovni.

Přesměrování hovorů a přeposílání pošty umožní Vaší společnosti být současně všude, kde potřebujete, bez nutnosti zajišťovat samostatnou kancelář. Příchozí hovory do virtuální kanceláře jsou plynule přesměrovány na vámi upřednostňované telefonní číslo.

Příchozí pošta na adresu virtuální kanceláře je pečlivě evidována. Následný postup záleží na předem stanovené domluvě. Můžeme vám zaslat avízo o doručené poště, nebo okamžitě přeposlat poštu na vámi stanovenou adresu.

Virtuální kancelář nabízí také možnost pronájmu kanceláří a zasedacích místností, které máte možnost využít pro setkání se svými klienty. V rámci této služby získáte kompletní servis v podobě zajištění občerstvení, technického zázemí a administrativní podpory na profesionální úrovni.

4. Jaké má tedy virtuální kancelář výhody?

• virtuální kancelář vám zvýší prestiž,

• virtuální kancelář vám usnadní expanzi do dalších regionů,

• virtuální kancelář vám sníží náklady na provoz klasické kanceláře,

• virtuální kancelář vás zbaví starostí s úřady,

• virtuální kancelář vám zvýší konkurenční výhodu,

• s virtuální kanceláří získáte řadu atraktivních administrativních služeb na profesionální úrovni.

5. Je možné virtuální kancelář využít jako pobočku?

Virtuální kancelář je ideálním nástrojem pro podnikatele, kteří se chystají expandovat do dalších regionů. Bez nutnosti počátečních vysokých investicí je možné prostřednictvím virtuální kanceláře získat obchodní adresu.

6. Co všechno musí virtuální kancelář ze zákona splňovat?

Řada podnikatelů využívá virtuální kancelář zároveň jako sídlo své firmy. Právní předpisy České republiky přitom obsahují podmínky, které sídlo obchodní společnosti musí splňovat. Mezi nedůležitější zákonné požadavky patří tyto povinnosti:

• zajistit v sídle společnosti přebírání písemností zasílaných na adresu společnosti,
  (§31 odst. 16 Živnostenského zákona)

• zajistit v sídle kontakt společnosti s veřejností a státními orgány,
  (např. §31 odst. 2 a 3 Živnostenského zákona)

• prokázat vlastnické či jiné užívací právo k prostorám, v nichž je umístěno sídlo společnosti. (§31 odst. 2 Živnostenského zákona)

• viditelně označit sídlo své firmy názvem společnosti, včetně jejího IČ a čísla provozovny.

7. Na co si dát při výběru virtuální kanceláře pozor?

Řada firem, které se zabývají poskytováním virtuálních kanceláří, nabízí pouze korespondenční adresu, P.O. Box, prostě virtuální místo, kde není klientova společnost trvale kontaktovatelná a kde není zajištěn příjem písemností. V situaci, kdy řada podnikatelů využívá virtuální kancelář zároveň jako sídlo své firmy, může takový provozovatel Vaší společnosti značně uškodit.

Kde je možné bez obav umístit sídlo Vaší společnosti a provozovat virtuální kancelář, poznáte podle následujících znaků:

a) Garance přebírání písemností

Provozovatel je nejen schopen zaručit řádné přebírání poštovních zásilek, ale musí být schopen:

• okamžitě avizovat přijetí zásilky klientovi - zejména proto, že úřední zásilky často obsahují lhůtu na vyjádření a případné zmeškání této lhůty může mít pro společnost negativní důsledky,

• uschovávat či přeposílat zásilky přesně podle instrukcí klienta - přičemž klient může požadavky ohledně nakládání s poštou měnit či doplňovat podle svých představ.

b) Garance kontaktu s veřejností a úřady

Provozovatel musí na základě dohody s klientem zajistit kontakt společnosti s veřejností a orgány státní správy - minimálně formou evidence návštěv, přijímání vzkazů a jejich okamžitého vyřizování.
Navíc musí být dostatečné kapacitní vybavení na to, aby klient měl možnost využívat kancelář nebo zasedací místnost pro účely obchodních jednání.

Garance kontinuity služeb

Provozovatel musí garantovat, že v průběhu trvání smlouvy s klientem nedojde ke změně vlastnických práv k budově, ve které je umístěno sídlo klientovy společnosti. V opačném případě hrozí trvalé riziko, že společně s právem užívání dané nemovitosti automaticky a bez možnosti klienta jakkoli reagovat zanikne i klientův právní titul k užívání sídla. Klient pak musí okamžitě hledat jinou adresu vhodnou pro umístění sídla společnosti, jinak mu hrozí sankce ze strany orgánů státní správy, v krajním případě i likvidace společnosti.

8. Co se stane, když vám na adresu virtuální kanceláře přijde pošta?

Veškerou poštu, která chodí klientům na naši adresu, velice pečlivě evidujeme v našem informačním systému. Následně probíhá předání pošty předem dohodnutým způsobem. Sami si při uzavírání smlouvy můžete zvolit jakým způsobem budete o zásilce, která na adresu vaší virtuální kanceláře dorazí, informováni (telefonem, e-mail, SMS či jiné).